เขียนจดหมายภาษาทางการให้โปร เข้าใจง่าย ใช้ได้จริง
เมื่อเขียนจดหมายถึงเจ้านาย ลูกค้า หรือหน่วยงานราชการ แล้วรู้สึกเกร็งๆ ไม่รู้จะเริ่มยังไง? ภาษาทางการก็ดูจะซับซ้อนไปหมด แต่ไม่ต้องกังวลไปครับ! วันนี้เราจะมาเจาะลึก "เทคนิคการเขียนจดหมายภาษาทางการ" ที่ไม่ยากอย่างที่คิด เราจะมาดูกันว่ามีหลักการอะไรบ้างที่ทำให้จดหมายของคุณดูน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพมากขึ้น รับรองว่าอ่านจบแล้วจะเขียนจดหมายได้คล่องปร๋อจนใครๆ ก็ต้องทึ่ง!
สารบัญเนื้อหา
- ทำความเข้าใจ "ภาษาทางการ"
- ทำไมต้องเขียนแบบทางการ?
- ความแตกต่างระหว่างภาษาพูดกับภาษาเขียน
- โครงสร้างสำคัญของจดหมายภาษาทางการ
- ส่วนหัว: ข้อมูลที่จำเป็นต้องมี
- ส่วนเนื้อหา: จัดเรียงยังไงให้ชัดเจน
- ส่วนท้าย: ปิดท้ายอย่างมืออาชีพ
- เจาะลึก: คำศัพท์และสำนวนที่ควรใช้
- คำที่ใช้เปิดและปิดจดหมาย
- คำสรรพนามที่เหมาะสม
- คำที่แสดงความสุภาพและให้เกียรติ
- เจาะลึก: คำศัพท์ที่ควรหลีกเลี่ยง
- คำศัพท์ในชีวิตประจำวัน (คำสแลง)
- คำที่สื่อความหมายคลุมเครือ
- การใช้คำที่แสดงอารมณ์ส่วนตัว
- ตัวอย่างการเขียนจริง: จากเรื่องง่ายๆ สู่เรื่องซับซ้อน
- จดหมายขอความร่วมมือ
- จดหมายแจ้งข่าว
- จดหมายขอบคุณ
- บทสรุป: ฝึกฝนจนคล่องแคล่ว
1. ทำความเข้าใจ "ภาษาทางการ"
ก่อนที่เราจะไปดูเทคนิคการเขียน เราต้องมาทำความเข้าใจกันก่อนว่า "ภาษาทางการ" คืออะไรและทำไมเราถึงต้องใช้มันในการเขียนจดหมาย
- ทำไมต้องเขียนแบบทางการ? การเขียนจดหมายแบบทางการมีจุดประสงค์หลักเพื่อ สร้างความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพ ภาษาที่ใช้จะช่วยสื่อสารให้ผู้รับรู้สึกว่าคุณมีความจริงจัง เคารพ และให้เกียรติพวกเขา นอกจากนี้ ภาษาทางการยังช่วยให้เนื้อหาในจดหมายมีความชัดเจน ตรงไปตรงมา และไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิด การใช้ภาษาที่เป็นทางการจึงเป็นเหมือนการแต่งกายที่เหมาะสมกับงาน เพื่อให้งานเขียนของคุณดูดีและมีประสิทธิภาพสูงสุด
- ความแตกต่างระหว่างภาษาพูดกับภาษาเขียน: ภาษาพูดที่เราใช้ในชีวิตประจำวันมีความยืดหยุ่นสูง เราสามารถใช้คำสแลง คำย่อ หรือคำที่แสดงอารมณ์ส่วนตัวได้เต็มที่ แต่ในงานเขียนที่เป็นทางการ เราต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เพราะการเขียนแตกต่างจากการพูดตรงที่เราไม่สามารถใช้เสียงหรือสีหน้าเพื่อสื่ออารมณ์ได้ ดังนั้น ทุกคำที่เราเลือกใช้ต้องสื่อความหมายได้อย่างชัดเจนและเหมาะสมที่สุด
2. โครงสร้างสำคัญของจดหมายภาษาทางการ
จดหมายภาษาทางการที่ดีควรมีโครงสร้างที่ชัดเจนและเป็นระเบียบ ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 3 ส่วนหลักๆ ดังนี้
- ส่วนหัว: เป็นส่วนที่อยู่บนสุดของจดหมายและมีข้อมูลที่สำคัญครบถ้วนเพื่อระบุที่มาที่ไปของจดหมาย
- ที่อยู่ผู้ส่ง: ชื่อ-นามสกุล, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์, อีเมล ควรจัดให้อยู่มุมซ้ายหรือมุมขวาบน
- วันที่: ระบุวันที่เขียนจดหมายให้ชัดเจน เช่น "18 กันยายน 2568"
- ที่อยู่ผู้รับ: ชื่อตำแหน่ง, ชื่อหน่วยงาน, ที่อยู่ ควรจัดให้อยู่ถัดลงมาจากวันที่
- เรื่อง: หัวข้อของจดหมายควรสั้น กระชับ และตรงประเด็นที่สุด เช่น "ขอความอนุเคราะห์", "แจ้งเรื่องการประชุม"
- เรียน: ใช้คำว่า "เรียน" ตามด้วยชื่อ-นามสกุล หรือตำแหน่งของผู้รับ เช่น "เรียน ผู้จัดการฝ่ายบุคคล"
- ส่วนเนื้อหา: เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย ควรแบ่งเป็นย่อหน้าเพื่อให้อ่านง่ายและเข้าใจได้
- ย่อหน้าแรก: เป็นการเกริ่นนำหรือแนะนำตัวว่าเราคือใคร และมีจุดประสงค์อะไรในการเขียนจดหมายฉบับนี้
- ย่อหน้ากลาง: เป็นส่วนของรายละเอียดหรือประเด็นหลักที่ต้องการสื่อสาร ควรเขียนให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา
- ย่อหน้าสุดท้าย: เป็นการสรุปเนื้อหาและบอกความคาดหวังหรือสิ่งที่ต้องการให้ผู้รับดำเนินการต่อไป
- ส่วนท้าย: เป็นส่วนที่ใช้ปิดท้ายจดหมายอย่างสุภาพ
- คำลงท้าย: ใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ด้วยความเคารพอย่างสูง"
- ลายเซ็น: เซ็นชื่อจริง
- ชื่อเต็ม: พิมพ์ชื่อ-นามสกุลเต็มใต้ลายเซ็น
- ตำแหน่ง (ถ้ามี): ระบุตำแหน่งหรือชื่อหน่วยงาน
3. เจาะลึก: คำศัพท์และสำนวนที่ควรใช้
การเลือกใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมเป็นหัวใจสำคัญของการเขียนจดหมายภาษาทางการ เราจะมาดูกันว่ามีคำไหนบ้างที่ควรใช้
- คำที่ใช้เปิดและปิดจดหมาย:
- เปิด: "ตามที่", "เนื่องจาก", "ด้วยเหตุที่", "สืบเนื่องจาก" คำเหล่านี้ช่วยให้การเริ่มต้นจดหมายดูเป็นทางการและมีที่มาที่ไปที่ชัดเจน
- ปิด: "จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา", "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ", "จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการ" คำเหล่านี้ช่วยให้การปิดท้ายจดหมายดูเป็นมืออาชีพและสื่อสารจุดประสงค์ได้อย่างชัดเจน
- คำสรรพนามที่เหมาะสม:
- ผู้เขียน (ตัวเอง): ควรใช้คำว่า "ข้าพเจ้า" หรือ "ผู้เขียน"
- ผู้รับ: ควรใช้คำว่า "ท่าน", "ท่านผู้มีเกียรติ", "ท่านผู้บริหาร"
- คำที่แสดงความสุภาพและให้เกียรติ:
- ขอให้: ใช้คำว่า "ขอเรียนเชิญ", "ขอความอนุเคราะห์", "ขอความร่วมมือ"
- เห็นด้วย: ใช้คำว่า "เห็นควร", "เห็นสมควร", "เห็นด้วยเป็นอย่างยิ่ง"
- อยากให้: ใช้คำว่า "ประสงค์จะ", "ใคร่ขอ", "ใคร่ขอความกรุณา"
- ต้อง: ใช้คำว่า "จำเป็นต้อง", "มีความประสงค์"
4. เจาะลึก: คำศัพท์ที่ควรหลีกเลี่ยง
ในทางกลับกัน ก็มีคำบางคำที่เราควรหลีกเลี่ยงในการเขียนจดหมายภาษาทางการ เพื่อไม่ให้งานเขียนของเราดูไม่เป็นมืออาชีพ
- คำศัพท์ในชีวิตประจำวัน (คำสแลง): คำเหล่านี้เหมาะสำหรับภาษาพูดมากกว่าภาษาเขียน เช่น "โคตร", "เจ๋ง", "ปัง", "จิกกัด" การนำมาใช้ในจดหมายทางการจะทำให้เนื้อหาดูไม่น่าเชื่อถือ
- คำที่สื่อความหมายคลุมเครือ: คำเหล่านี้ทำให้ผู้อ่านไม่มั่นใจในข้อมูลที่คุณนำเสนอ เช่น "ค่อนข้าง", "ประมาณ", "ส่วนใหญ่" ควรระบุข้อมูลที่เจาะจงและชัดเจนไปเลย
- การใช้คำที่แสดงอารมณ์ส่วนตัว: จดหมายทางการควรมีความเป็นกลางและเป็นวัตถุวิสัย คำที่แสดงอารมณ์ส่วนตัว เช่น "น่าเสียดาย", "ดีใจมาก", "รู้สึกผิดหวัง" จึงไม่ควรใช้ ยกเว้นในกรณีที่เป็นการเขียนจดหมายส่วนตัวหรือจดหมายแสดงความยินดี
- คำที่ใช้ในการพูดแต่ไม่เหมาะกับการเขียน: คำเหล่านี้ทำให้ประโยคไม่กระชับและไม่เป็นทางการ เช่น "อะไรทำนองนั้น", "อะไรแบบนี้" หรือการใช้คำซ้ำซ้อน เช่น "ร่วมกันทั้งสองฝ่าย"
5. ตัวอย่างการเขียนจริง
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น เราจะมาดูตัวอย่างการเขียนจดหมายภาษาทางการในสถานการณ์ต่างๆ
- จดหมายขอความร่วมมือ:
- เรื่อง: ขอความร่วมมือในการเข้าร่วมกิจกรรม
- เรียน: ผู้จัดการฝ่ายบุคคล
- เนื้อหา: "ตามที่บริษัทของเราได้จัดกิจกรรมเพื่อสังคมขึ้นในวันที่... จึงใคร่ขอความอนุเคราะห์จากท่านในการเข้าร่วมกิจกรรมดังกล่าว..."
- จดหมายแจ้งข่าว:
- เรื่อง: แจ้งเรื่องการประชุม
- เรียน: ผู้บริหารทุกท่าน
- เนื้อหา: "เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงเรื่องกำหนดการประชุม จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบว่าการประชุมจะเลื่อนไปจัดในวันที่..."
- จดหมายขอบคุณ:
- เรื่อง: ขอแสดงความขอบคุณ
- เรียน: คุณ...
- เนื้อหา: "ตามที่ท่านได้ให้การสนับสนุนโครงการของเราเป็นอย่างดี ข้าพเจ้าจึงขอแสดงความขอบคุณเป็นอย่างสูงมา ณ โอกาสนี้..."
ฝึกฝนจนคล่องแคล่ว
การเขียนจดหมายภาษาทางการไม่ใช่เรื่องยาก หากเราเข้าใจหลักการและฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอ เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยการ ฝึกสังเกต คำที่เรามักใช้ผิด และ หาคำที่เหมาะสมมาใช้แทน การใช้ภาษาที่ถูกต้อง ไม่เพียงแต่จะช่วยให้งานเขียนของคุณดูดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณสามารถสื่อสารข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดโอกาสที่จะเกิดความเข้าใจผิด และสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับตัวคุณเองและองค์กร
การฝึกฝนเป็นกุญแจสำคัญ เริ่มจากการอ่านจดหมายที่เป็นทางการที่ดีๆ บ่อยๆ และลองเขียนเองดู เมื่อคุ้นชินแล้ว การใช้ภาษาที่ถูกต้องในงานที่เป็นทางการก็จะกลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณ และนั่นจะทำให้คุณเป็นนักสื่อสารที่น่าเชื่อถือในทุกสถานการณ์
